Програмний комплекс ведення бухгалтерського обліку в Пенсійному фонді України (ПФУ) є одним з найбільших впроваджень централізованих бухгалтерських систем в державному секторі України.

Система побудована на базі продукту «АЛЬФА.БУХГАЛТЕРІЯ», який входить до складу комплексного рішення для автоматизації підприємств та організацій (в тому числі і державних) «АЛЬФА.ПРО».

Один екземпляр системи забезпечує сучасним та багатофункціональним рівнем автоматизації бухгалтерських операцій всі регіональні управління ПФУ та центральний апарат, що складає, наприклад, більше 20 тисяч персоналу, для яких здійснюється розрахунок заробітної плати.

Облік ведеться у відповідності до українського законодавства, враховує специфіку державних установ.

Централізована архітектура системи дозволяє використовувати єдині правила обліку для всіх органів ПФУ, здійснювати контроль вищими організаційними ланками підлеглих підрозділів, агрегацію всієї інформації на центральному рівні.

Система забезпечує ведення обліку фінансово-господарських операцій:

• планування та ведення обліку видатків ПФУ на адміністративну діяльність
• облік товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ) і малоцінних швидкозношуваних предметів (МШП), послуг, активів, капітальних інвестицій та нематеріальних активів
• облік розрахунків з персоналом
• облік розрахунків з контрагентами
• складання регламентованої, бухгалтерської, статистичної та іншої звітності

Функціональний модуль обліку коштів забезпечує:

• складання кошторису та плану асигнувань (як окремо для кожного структурного підрозділу так і консолідованих)
• реєстрація юридичних та фінансових зобов’язань
• облік операцій за розрахунковими і реєстраційними (казначейськими) та іншими рахунками та касами у різних валютах
• реєстрацію первинних касових документів
• експорт платіжних доручень для систем «Клієнт-Банк» чи або ПТК «Клієнт Казначейства – Казначейство»
• імпорт банківських виписок, сформованих в системі «Клієнт-Банк» або ПТК «Клієнт Казначейства – Казначейство»
• формування касової книги, вкладного аркушу касової книги
• реєстрація авансових звітів
• ведення обліку розрахунків з підзвітними особами установи
• формування та експорт платіжних відомостей на виплату коштів підзвіт для систем «Клієнт-банк»
• ведення відомостей аналітичного обліку
• облік касових та фактичних видатків

Забезпечується можливість ведення обліку розрахунків за платежами і податками в бюджет:

• Нарахування податків
• Сплату податків
• Сплату ЄСВ
• Сплату військового збору

Функціональний модуль обліку розрахунків з контрагентами забезпечує:

• ведення договорів, експорт договорів для системи «Є-дата»
• ведення обліку розрахунків із постачальниками, покупцями, підрядниками, замовниками в розрізі первинних документів
• складання відомості по розрахунках із контрагентами в національній та іноземній валютах, авансах і виконання валютної переоцінки
• формування зведеної відомості розрахунків із контрагентами, актів інвентаризації розрахунків з контрагентами за будь-який заданий період
• формування реєстрів договорів
• отримання довідки про виконання договорів

Функціональний модуль обліку ТМЦ і МШП забезпечує:

• ведення обліку надходжень, переміщення, списання, комплектації та розукомплектації ТМЦ і МШП, централізованої передачі/повернення, реалізації послуг
• складання калькуляції
• проведення інвентаризації, переоцінки
• ведення обліку паливно-мастильних матеріалів
• формування книг операцій по ТМЦ
• формування та друк звітів у розрізі матеріально-відповідальних осіб, місць зберігання, типів запасів:
  • рух ТМЦ
  • залишки ТМЦ
  • протокол інвентаризаційної комісії
  • реєстр подорожніх листів
  • інші звіти

Облік ведеться у розрізі матеріально-відповідальних осіб та місць знаходження ТМЦ (МШП), джерел фінансування, а також розрахунків з контрагентами та підзвітними особами.

Функціональний модуль обліку основних засобів, нематеріальних активів та капітальних інвестицій забезпечує:

• ведення інвентарної картотеки основних засобів
• ведення обліку надходжень, введення в експлуатацію, амортизації, внутрішніх переміщень основних засобів, централізованої передачі/повернення та ліквідації
• виконання переоцінки й індексації основних засобів
• облік комплектації та розукомплектації основних засобів
• облік ремонтів і модернізації основних засобів
• ведення обліку капітальних інвестицій
• формування книги операцій по активам
• формування та друк звітів у розрізі матеріально-відповідальних осіб, місць зберігання, облікових груп:
  • рух активів
  • залишки активів
  • розрахунок амортизації
  • звіряльна відомість
  • протокол інвентаризаційної комісії
  • інші звіти

Облік ведеться у розрізі матеріально-відповідальних осіб та місць знаходження.

В системі надається можливість налагодження строку використання, групи ОЗ та МНМА, методу амортизації для кожного ОЗ та МНМА окремо.

Функціональний модуль обліку розрахунків з персоналом по заробітній платі (ЗП) забезпечує:

• ведення довідників нарахувань, утримань, груп та елементів розрахунку ЗП, часових активностей без обмежень кількості, констант розрахунку ЗП в історичному розрізі
• налаштування включень/виключень елементів в розрахунках ЗП без програмування
• імпорт даних з інших бухгалтерських систем з контролем узгодженості даних
• ведення обліку нарахувань та утримань, матеріальної допомоги, надбавок та доплат, премій, індексації, виплат
• проведення розрахунку заробітної плати, авансу, міжрозрахунків, розрахунків за договорами цивільно-правового характеру
• формування та експорт платіжних відомостей для систем «Клієнт-банк»
• формування звітності по заробітній платі відповідно до діючого законодавства України, в тому числи:
  • розрахунковий листок
  • розрахункова відомість
  • особовий рахунок працівника
  • протокол засідання комісії з соціального страхування
  • заявка-розрахунок по листах тимчасової непрацездатності
• формування додаткових аналітичних звітів:
  • розрахунково-платіжна відомість зведена
  • розрахунково-платіжна відомість місячна
  • архівні відомості
  • звіт по списку операцій працівників
  • сальдо по джерелам фінансування
  • довідки про нарахування та утримання працівників
  • довідки по розрахункам премій
  • довідка по контрагентам (ПДФО, профвнески)
  • інші звіти

Для обліку розрахунків з оплати праці та підзвітними особами використовується інформація, яка отримується з системи управління кадрами ПФУ.

По кожному виду нарахування чи утримання надається можливість налаштування правил розрахунку, максимальних сум, а також включення до розрахунку різних видів середньої зарплати (для відпускних, для лікарняних тощо). Такі налаштування використовуються головним бухгалтером центрального апарату ПФУ для оперативного внесення змін відповідно до чинного законодавства України чи створення нових видів нарахувань та утримань.

Функціональний модуль «Загальна бухгалтерська звітність» забезпечує:

• формування всіх стандартних форм бухгалтерської звітності, в тому числі:
  • оборотно-сальдова відомість
  • оборотно-сальдова відомість по рахунку, з можливістю доступу до первинного документу
  • картка рахунку
  • головна книга
  • картки аналітичного обліку
  • меморіальні ордери
• формування фінансової звітності
  • форми 1-дс «Баланс»
  • форми 2-дс «Звіт про фінансові результати»
  • форми 3-дс «Звіт про рух грошових коштів»
  • форми 4-дс «Звіт про власний капітал»
  • форми «Примітки до річної фінансової звітності»

Функціональний модуль формування регламентованої звітності забезпечує:

• отримання форм місячної, квартальної, річної фінансової звітності:
  • Звіт про надходження та використання коштів загального фонду (форма №2д, №2м)
  • Звіт про надходження та використання коштів спеціального фонду (форма №4-3д, № 4-3м)
  • Звіт про надходження і використання коштів, отриманих як плата за послуги»; (форма № 4-1д, № 4-1м)
  • Звіт про надходження і використання коштів, отриманих за іншими джерелами (форма №4- 2д, № 4-2м)
  • Звіт про заборгованість за бюджетними коштами» (форма №7д, №7м)
• наступної звітності по працівникам:
  • 1ДФ
  • Д4 Звіт з ЄСВ
  • Об’єднаний звіт ЄСВ та ПДФО
  • Об’єднаний звіт ЄСВ та ПДФО (довідковий)
  • 1-ПВ Звіт з праці, в тому числі квартальний
  • Д1 Заявка в соцстрах

Об’єднані звіти ЄСВ та ПДФО формуються у вигляді файлів для завантаження в систему «М.Е.Дос».

Система забезпечує можливість складання консолідованої звітності.

Система забезпечує ведення як загальносистемних довідників (шаблони проводок, групи та елементи заробітної плати), так і довідників для кожного структурного підрозділу окремо (виробничий календар).

Доступ до функцій системи забезпечується відповідно до ролі, що надається користувачу.

Система включає підсистему гнучких налаштувань, шо забезпечує оперативне налаштування системи головним бухгалтером центрального апарату ПФУ без втручання розробника при змінах законодавства України.

Бухгалтерська система ПФУ знаходиться у тісній взаємодії з Інтегрованою комплексною інформаційною системою Пенсійного фонду України (ІКІС ПФУ), постійно обмінюється з нею даними.

В ході реалізації проекту була реалізована ефективна технологія міграції на нову бухгалтерську систему, яка передбачала:

• Розгортання ядра системи на апаратно-програмному комплексі замовника
• Налаштування процедур, уніфікованих правил обліку та довідників
• Міграція даних із діючих систем, включаючи «1С», «ІС-ПРО» та «Парус»
• Контроль узгодженості даних, консолідацію, приведення даних до уніфікованого стану в процесі міграції
• Виконання пілотного проекту для відпрацювання всіх деталей впровадження
• Масове дистанційне навчання користувачів, включаючи онлайн-семінари, відео-інструкції, детальні інструкції з окремих питань обліку, індивідуальні консультації тощо
• Впровадження в усіх органах ПФУ по всій території України (центральний апарат, більше 40 органів регіонального та місцевого рівня
• Постійний централізований моніторинг процесу впровадження та роботи користувачів
• Дослідно-промислова експлуатація з паралельним веденням обліку, порівнянням результатів в старій і новій системах